Stel uw vraag aan mr. Ferda van Benthem Binnen 48 uur antwoord
Stel uw vraag hier!
Menu

De mediator organiseert een mediation: hoe ziet een mediation er uit?

Meestal ontvang ik de opdracht voor een mediation per e-mail en ga daarmee aan de slag.
Partijen hebben dan al met elkaar overlegd over mediation en met elkaar afgesproken dat ik als mediator wordt aangezocht.

Nadat ik de opdracht heb ontvangen stuur ik een ‘datumprikker’ om zo snel mogelijk een datum voor de mediation vast te stellen.
Het valt niet altijd mee om snel een datum te vinden waarop iedereen kan, een datumprikker is daarbij een makkelijk hulpmiddel.

Meteen bij het rondsturen van de datumprikker geef ik door: let op: maak een hele dag vrij voor deze bijeenkomst.

Met de partijen spreek ik af waar de mediation plaatsvindt:

  • op mijn kantoor in Etten-Leur, waar ik een prettige ruimte heb voor een mediation
  • óf op een andere vergaderlocatie; meestal met name een locatie die voor het slachtoffer goed bereikbaar is.
    Voor het slachtoffer (de benadeelde) is de mediationdag het meest inspannend. Als het voor de benadeelde prettig is, wordt een extra kamer geboekt, zodat hij/zij zich gedurende de dag even kan terugtrekken om uit te rusten of om tussendoor even bij te komen

Nadat de datum is afgesproken ontvangen partijen van mij een brief waarin de afspraak tot mediation wordt bevestigd.
In de brief staat hoe laat we beginnen en bijvoorbeeld ook de agenda voor de mediationdag.
Ik beschrijf wat beide partijen kunnen verwachten.

In die brief vraag ik daarnaast aandacht voor enkele belangrijke zaken, zoals:

  • zitten we met de juiste mensen aan tafel?
  • is de vertegenwoordiger van de verzekeringsmaatschappij beslissingsbevoegd?
  • heeft het slachtoffer behoefte aan overleg met een naaste, een vertrouwenspersoon? Dan is het belangrijk dat die persoon aanwezig is en wordt uitgenodigd

Vaak zijn van de kant van de verzekeringsmaatschappij twee personen aanwezig: de schadebehandelaar en een zogenaamde binnendienstmedewerker.
De benadeelde is er natuurlijk, zijn/haar belangenbehartiger (de schaderegelaar of advocaat) en soms een partner/ echtgenoot/ ouder.
Als mediator houd ik het aantal aanwezigen in de gaten, de bijeenkomst moet niet te groot worden.

 

De dag van de mediation: wat kunt u verwachten?

We verzamelen tussen half 10 en 10 uur en beginnen om 10 uur.
Door een halfuur te nemen voor het verzamelen worden vertragingen (verkeer!) ingebouwd en zitten partijen niet onnodig op elkaar te wachten.

In de vergaderruimte staat een flipover klaar waar de agenda op staat.

De agenda van de mediation

De agenda ziet er in de meeste gevallen als volgt uit:

  • Introductie: kennismaken
    Natuurlijk is er altijd koffie, thee en water beschikbaar en een goede lunch.
  • Wat is mediation?
    De spelregels: vertrouwelijkheid van de mediation; vrijwilligheid; inspannen om met elkaar in gesprek te komen en de mogelijkheid van een regeling beproeven.

Door tijd te nemen voor deze introductie ontstaat er vertrouwen in elkaar, de mediator en de mediation. Er ontstaat duidelijkheid over de dag.
De agenda, genoteerd op de flipover geeft daarbij houvast. Partijen zien dat alle relevante zaken aan de orde komen, dat de mediator dat in de gaten houdt.
Mochten er nog onduidelijkheden bestaan dan kunnen die worden uitgesproken.

  • Luisteren naar elkaars standpunten en achterliggende belangen ontdekken
    Feiten en emoties worden door beide partijen uitgesproken en met elkaar besproken: uitvragen van feiten, veronderstellingen en suggesties;
    veronderstellingen toetsen; aarzelingen uitvragen; partijen krijgen vragen van de mediator en stellen elkaar vragen;
    Wat zijn de verschillende belangen van de partijen, wat is belangrijk voor het vervolg van de schaderegeling en/of voor de verwerking van hetgeen gebeurd is. Wat vindt het slachtoffer belangrijk, wat vindt de aansprakelijke partij belangrijk?

Doel van dit agendapunt: begrip krijgen voor elkaars visies, luisteren naar elkaars standpunten en begrijpen dat een standpunt een belang vertegenwoordigd, de belangen zien en begrijpen.

  • Caucus
    De mediator praat vertrouwelijk apart met partijen. Wat is er nog wat partijen dwarszit, wat is er nog niet besproken en moet nog wel besproken worden? Dit is iets wat partijen op elk gewenst moment tijdens de mediation mogen vragen; de mediator neemt hiertoe vaak het initiatief.
    Bij de aparte gesprekken wordt besproken wat wel en wat niet met de andere partij wordt gedeeld.

 

  • Lunch
    Rond deze periode wordt de lunch genuttigd.

Op de flipover noteer ik tussentijds wat met de andere partij besproken gaat worden, wat partijen belangrijk vinden, wat er verder besproken en uitgediept moet worden, welke onderwerpen en schadeposten aan de orde moeten komen.

Veelal is het een uur of 2, als bovenstaande agendapunten zijn afgerond. Het slachtoffer heeft de tijd om even te ontspannen of uit te rusten.

  • Hoe verder?
    Vervolgens wordt besproken hoe de dag er verder uit gaat zien.

Willen partijen afspraken maken over een definitieve schadevergoeding, dus deze dag de zaak geheel afronden, of moeten er afspraken gemaakt worden waardoor partijen op een ander moment verder kunnen werken aan de schaderegeling?

  • Als partijen de zaak deze dag geheel willen afronden bespreken we wat een voor alle partijen prettige werkwijze is:
    We kunnen met alle partijen aan tafel blijven zitten en de schade bespreken.
    Partijen kunnen ook apart van elkaar gaan zitten. Ik loop dan tussen partijen heen en weer om de onderhandelingen te begeleiden.
    Dat noem ik pendelmediation.
  • Als partijen afspraken willen maken over het vervolg van de schaderegeling heeft het de voorkeur bij elkaar te blijven zitten om deze afspraken te maken.

 

  • Afronding
    Aan het eind van de dag hebben partijen concrete afspraken gemaakt over schadevergoeding of over vervolgstappen die gezet moeten worden om te komen tot schaderegeling. Partijen hebben dit kunnen doen door op een constructieve wijze met elkaar te overleggen, nadat in de ochtend bij agendapunt Luisteren naar elkaars standpunten en achterliggende belangen ontdekken gewerkt is aan begrip voor elkaars visies en standpunten zijn vertaald in belangen.